Management assistent

Breng jij structuur, overzicht en professionaliteit in ons secretariaat?

Als Management assistent bij Oog voor thuis zorg jij ervoor dat onze directie, managers en onze collega's van het team Bedrijfsvoering en Ondersteuning optimaal worden ondersteund. Dit is de baan voor jou als jij energie krijgt van organiseren, structureren en vooruitdenken.

Vacature details

Functie:
Management assistent
Vacature nr.:
3625613
Sluitingsdatum:
21-05-2026
Startdatum:
Zo spoedig mogelijk
Locatie:
Alphen aan den Rijn
Dienstverband
Contract
Werkuren
Parttime
Aantal uur
  • Minimaal 32 uur
Werkgebied
Zuid-Holland
Contactpersoon
Dagmar Koolhaas (Ma, Di, Woensdagmiddag, Do)
Telefoon
+31 643225282

Direct solliciteren

Wij stellen het op prijs als bureaus afzien van wervingsverzoeken naar aanleiding van deze vacature.

Beschik je minstens over:

  • 5–7 jaar ervaring als senior secretaresse of in een vergelijkbare functie 

  • Uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden 

  • Ervaring met complex agendabeheer en notuleren 

  • Ervaring met procesverbetering en het inrichten van secretariële werkprocessen 

  • Het vermogen om zelfstandig te werken en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie om te gaan 

  • Beschikbaarheid op dinsdagochtend en donderdagmiddag 

Lees dan vooral verder! 

Samen met het secretariaat, de manager Bedrijfsvoering en Ondersteuning en de directie zorg je voor een soepel lopende organisatie. Jij brengt overzicht in agenda’s, bewaakt deadlines, zorgt voor professionele verslaglegging en houdt het secretariaat draaiende. Je werkt proactief, denkt vooruit en weet precies wat er nodig is om het management te ontzorgen, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken. 

Je beheert de mailbox van het secretariaat, coördineert inkomende en uitgaande post, houdt het archief en SharePoint op orde, ondersteunt bij de onboarding van nieuwe medewerkers en monitort contracten. Daarnaast ben je de vaste ondersteuner van het MT: je bereidt vergaderingen voor, stelt de agenda’s op, verzamelt stukken, notuleert en bewaakt de gemaakte afspraken. Bij afwezigheid van de andere collega's van het secretariaat stap jij moeiteloos in. Incidenteel ondersteun je de andere collega's van het team Bedrijfsvoering en Ondersteuning en neem je af en toe wat facilitaire taken op je. 

Je vindt het prettig om in een dynamische omgeving te werken waarin nog niet alles vaststaat. Je levert een belangrijke bijdrage aan het opzetten en verbeteren van de secretariële processen. Daarbij krijg je de ruimte om zelf te bepalen hoe je deze optimaal organiseert—binnen duidelijke kaders, maar met veel vertrouwen in jouw professionaliteit!

In welke competenties herken jij jezelf? 

Je werkt nauwkeurig, houdt het overzicht en bent stressbestendig. Je bent een teamplayer die helder communiceert zowel mondeling als schriftelijk en gemakkelijk schakelt met managers, collega’s en externe partners. Je denkt vooruit, durft tijdens vergaderingen structuur te bewaken en grijpt in wanneer nodig. Je hebt oog voor detail, werkt dienstverlenend en weet moeiteloos prioriteiten te stellen. Je hebt een proactieve houding en bent een echte aanpakker! Je bent doortastend zodat je de juiste informatie te weten komt voor het secretariaat. 

 

Wat bieden wij jou? 

Oog voor thuis is een organisatie in ontwikkeling. Dat betekent dat jouw inbreng en initiatief ontzettend welkom zijn. Jij helpt mee aan het verder vormgeven van een professioneel, efficiënt en toekomstbestendig secretariaat. Je krijgt de ruimte om je rol op jouw manier in te vullen en samen met collega’s te bouwen aan een sterke ondersteunende structuur die past bij onze organisatiecultuur: respectvol, inclusief en met oog voor elkaar. Wij bieden een jaarcontract met uitzicht op een contract voor onbepaalde tijd.

De voorkeur gaat uit naar een beschikbaarheid van 32 uur, maar een duobaan behoort tot de mogelijkhed. Deze functie valt binnen salarisschaal 7 van de CAO Jeugdzorg (€2.922,53 tot €4.176,73 bruto bij een fulltime dienstverband van 36 uur). Bekijk: https://www.jeugdzorg-werkt.nl/sites/fcb_jeugdzorg/files/2026-04/FCB-JZ-Salarisbedragen-CAO-2627.pdf